Cómo Calcular la Nómina y Prestaciones de tus Empleados en México

Contratar a tu primer empleado es un gran paso, pero también abre una pregunta que pone nervioso a cualquier dueño de negocio: cómo calcular la nómina correctamente. Entre el sueldo, las prestaciones de ley, las cuotas del IMSS y el ISR que debes retener, es fácil sentirse perdido y, peor aún, cometer errores que te pueden costar multas o problemas con tus trabajadores. La buena noticia es que, una vez que entiendes las piezas, calcular la nómina se vuelve un proceso ordenado y repetible.

En esta guía te explicamos paso a paso los conceptos que necesitas dominar: el sueldo base y el salario diario, las prestaciones de ley que todo empleado tiene derecho a recibir (aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, IMSS, Infonavit y PTU), cómo se arman las percepciones y las deducciones, cómo funciona el ISR retenido y el salario mínimo vigente. Cerramos con un ejemplo numérico completo y con la mejor forma de llevar el control de tu personal y sus horarios.

Sueldo base y salario diario

Todo cálculo de nómina parte del sueldo. El sueldo base o salario mensual es lo que acuerdas pagar a tu empleado por su trabajo. A partir de él se obtiene el salario diario, que es la base para calcular prestaciones e indemnizaciones.

La fórmula es sencilla: divides el salario mensual entre 30 días. Si pagas 12,000 pesos al mes, el salario diario es de 400 pesos. Este número aparece una y otra vez en los cálculos, así que conviene tenerlo claro desde el inicio.

También existe el salario diario integrado (SDI), que suma al salario diario la parte proporcional de prestaciones como el aguinaldo y la prima vacacional. El SDI es el que se usa para calcular las cuotas del IMSS, y siempre es un poco mayor que el salario diario simple.

Dato clave: No confundas salario diario con salario diario integrado. El primero se usa para vacaciones y aguinaldo; el segundo, más alto porque incluye prestaciones, es la base de las cuotas del IMSS. Usar uno donde va el otro es un error de cálculo muy común.

Salario mínimo 2026

Ningún trabajador puede ganar menos que el salario mínimo. Para 2026 debes considerar dos zonas: la Zona Libre de la Frontera Norte, con un mínimo más alto, y el resto del país, con un mínimo general. Los montos los fija la CONASAMI cada año, así que confirma la cifra vigente antes de calcular tu nómina.

Como referencia de estructura, el salario mínimo general ronda los 280 a 290 pesos diarios en el resto del país y es más alto en la frontera norte. Toma estos números solo como orden de magnitud y valida el dato oficial del año en curso; el salario mínimo sube cada enero.

Prestaciones de ley: lo que todo empleado debe recibir

Las prestaciones de ley son el mínimo que marca la Ley Federal del Trabajo. No son opcionales ni un "extra" de buena voluntad: son un derecho. Estas son las principales.

Aguinaldo

Todo trabajador tiene derecho a un aguinaldo de al menos 15 días de salario al año, que se paga antes del 20 de diciembre. Si un empleado no cumplió el año completo, recibe la parte proporcional al tiempo trabajado.

Cálculo: salario diario multiplicado por 15. Con un salario diario de 400 pesos, el aguinaldo mínimo es de 6,000 pesos.

Vacaciones y prima vacacional

Desde la reforma conocida como "Vacaciones Dignas", el esquema quedó así: a partir del primer año cumplido, el trabajador tiene derecho a 12 días de vacaciones, y ese número sube dos días por cada año siguiente hasta llegar a 20 días; después, aumenta de a dos días por cada cinco años de antigüedad.

Además, sobre esos días de vacaciones se paga una prima vacacional de al menos el 25 por ciento. Si un empleado toma 12 días de vacaciones con salario diario de 400 pesos, la prima vacacional es: 12 por 400 por 0.25, es decir, 1,200 pesos adicionales.

IMSS e Infonavit

Como patrón estás obligado a inscribir a tu empleado en el IMSS desde su primer día. Esto le da acceso a servicios médicos, incapacidades, guarderías y ahorro para el retiro. Las cuotas se reparten entre patrón, trabajador y gobierno, y se calculan sobre el salario diario integrado.

El patrón cubre la mayor parte de la cuota; al trabajador se le retiene una porción pequeña que aparece como deducción en su recibo. A través del IMSS también se generan las aportaciones al Infonavit (5 por ciento sobre el SDI), que le permiten a tu empleado acceder a crédito de vivienda.

PTU (reparto de utilidades)

Si tu negocio genera utilidades, tus trabajadores tienen derecho al reparto de utilidades (PTU), que se paga a más tardar en mayo (o junio para personas morales, según el caso). Existen reglas y topes específicos, por lo que este cálculo suele apoyarse en tu contador.

Percepciones y deducciones: cómo se arma el recibo

Un recibo de nómina se compone de dos bloques:

• Percepciones: todo lo que suma a favor del trabajador. Incluye el sueldo del periodo y, cuando corresponde, aguinaldo, prima vacacional, horas extra, bonos o comisiones.
• Deducciones: todo lo que se resta. Incluye el ISR retenido, la cuota obrera del IMSS y, si aplica, préstamos, pensiones alimenticias o crédito Infonavit.

El neto a pagar es la resta: percepciones menos deducciones. Ese es el monto que realmente le depositas o entregas a tu empleado.

ISR retenido en la nómina

Como patrón, tienes la obligación de retener el ISR del sueldo de tu empleado y enterarlo (pagarlo) al SAT. El monto depende del nivel de ingreso: se aplica la tarifa de ISR correspondiente al periodo (semanal, quincenal o mensual) y, en sueldos bajos, entra en juego el subsidio para el empleo, que puede reducir o incluso anular el impuesto a retener.

En la práctica, el cálculo del ISR de nómina se hace con las tablas y tarifas que el SAT publica y actualiza. No es un porcentaje fijo: crece conforme sube el salario. Por eso, para sueldos y prestaciones, lo más seguro es apoyarte en un software de nómina o en tu contador, que aplican las tablas vigentes de forma automática.

Ejemplo práctico: Un empleado con salario mínimo prácticamente no paga ISR gracias al subsidio para el empleo, mientras que uno con sueldo de 20,000 pesos mensuales sí tiene una retención relevante. Aplicar la tabla correcta según el salario evita retener de más o de menos.

Ejemplo numérico paso a paso

Veamos una quincena de un empleado con salario mensual de 12,000 pesos (salario diario de 400 pesos):

Los montos de ISR e IMSS son ilustrativos y dependen de las tablas vigentes y del salario diario integrado real; úsalos solo para entender la mecánica. Aparte de esa quincena, a lo largo del año este empleado también genera aguinaldo (6,000 pesos), vacaciones y su prima (1,200 pesos por 12 días), que debes presupuestar como parte del costo total de tenerlo contratado.

Un consejo de oro: el costo real de un empleado no es solo su sueldo. Sumando prestaciones, cuotas patronales del IMSS e Infonavit, un trabajador te cuesta bastante más que su salario neto. Tenlo en cuenta al fijar tus precios; nuestra guía de contabilidad básica para negocios te ayuda a incluir estos costos en tus números.

Cómo llevar el control de personal y horarios

Calcular bien la nómina empieza mucho antes del recibo: empieza por saber exactamente quién trabajó, cuántas horas y en qué días. Si no tienes control de asistencia, horas extra y faltas, tu nómina siempre tendrá errores.

Estas son buenas prácticas para mantener el orden:

• Registra la asistencia con horario de entrada y salida de cada empleado.
• Lleva el control de horas extra por separado, ya que se pagan con recargo.
• Documenta faltas, permisos e incapacidades, porque afectan el pago del periodo.
• Guarda los recibos de nómina timbrados (CFDI de nómina), que son obligatorios.

Aquí es donde tu punto de venta suma. Un sistema como Zyngard POS te permite crear un perfil para cada miembro del equipo, controlar sus accesos y ver cuánto vende cada quien por turno, lo que facilita calcular comisiones y detectar quién necesita apoyo. Al tener claro el desempeño y los horarios de tu personal, armar la nómina deja de ser una adivinanza. Si quieres profundizar en la parte operativa —contratación, turnos y motivación del equipo—, revisa nuestra guía sobre cómo gestionar el personal de tu tienda.

Preguntas frecuentes sobre cómo calcular la nómina

¿Estoy obligado a dar de alta a mi empleado en el IMSS?

Sí. Todo trabajador con una relación laboral debe estar inscrito en el IMSS desde su primer día. No hacerlo te expone a multas y a responder por cualquier accidente o enfermedad de trabajo. Es una obligación, no una opción.

¿Puedo pagar solo el sueldo y "arreglarme" con el empleado sin prestaciones?

No es legal. Las prestaciones de ley (aguinaldo, vacaciones, prima vacacional, seguridad social) son un derecho irrenunciable. Un acuerdo para omitirlas no tiene validez y puede derivar en demandas laborales costosas.

¿Cada cuándo debo pagar la nómina?

La ley permite pagos semanales para trabajadores que ganan por día y quincenales o mensuales para empleados de sueldo fijo. Lo importante es respetar la periodicidad acordada y entregar siempre el recibo de nómina timbrado.

¿Necesito un contador para la nómina?

Para un solo empleado quizá puedas apoyarte en un software de nómina, pero conforme crece tu equipo, el ISR, las cuotas del IMSS y el timbrado se vuelven complejos. Lo más recomendable es que un contador revise o procese tu nómina para evitar errores y multas.

Conclusión

Aprender cómo calcular la nómina te da tranquilidad y protege tu negocio: pagas justo lo que corresponde, cumples con la ley y construyes una relación sana con tu equipo. Domina primero los conceptos base —salario diario, prestaciones de ley, percepciones y deducciones— y apóyate en herramientas y en un contador para la parte fina del ISR y el IMSS.

Recuerda que esta guía es informativa y general; las tablas, tasas y el salario mínimo cambian cada año y cada caso tiene particularidades. Para cifras exactas y para procesar tu nómina, valida con un contador o directamente con las autoridades.

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